Gestion congé gagner en temps et en heure avec un logiciel

Pour diriger de manière efficace les activités de son entreprise, la notion de planification est indispensable. Si vous désirez que cette planification soit bien faite et vite faite, un logiciel de planning est l’outil qu’il vous faut. Il vous permettra une gestion et un contrôle rapide des différents paramètres liés à vos ressources, notamment les congés et les absences.

La gestion des congés avant les logiciels

Avant les technologies avancées, comme toutes autres tâches de l’entreprise, la gestion de congé se faisait « à la main ». Elle se résumait à des fiches de congés insérés dans un tableur Excel ou encore un tableau magnétique collé un peu partout dans l’entreprise. Le principe général ayant été de reproduire toutes les informations que le manager connaissait déjà. Il n’était pas évident à cette époque d’aboutir à une planification rapide. Il fallait étudier cas par cas les absences et les congés des collaborateurs. Bien sûr, cela prenait du temps. L’actualisation des données ne rendait pas les choses plus faciles. Il était compliqué d’établir les heures de congé avec seulement ce petit tableur. Une difficulté à laquelle manager, collaborateurs et responsables RH devaient faire face. Ce processus demandait un investissement très important en temps sans oublier les risques d’erreurs multiples.

Pourquoi est-ce facile et rapide avec un logiciel de planning ?

Les demandes de congé n’ont plus à être directement adressées au responsable. Chacun des collaborateurs sera en mesure de soumettre ses demandes au logiciel. Il n’aura qu’à remplir un formulaire sous forme de fiche contextualisée. Elle est uniforme pour chaque entité de l’entreprise. Elle comprend le motif du congé et le nombre d’absences que le demandeur a déjà soumises (qu’elles aient été acceptées ou non). Le nombre de congés payés qu’il a à son actif sera aussi mentionné. Lorsque le manager voudra examiner cette demande, il aura en un coup d’œil toutes les informations nécessaires devant lui. Plus besoin d’une longue recherche ni de recoupement des données. Par ailleurs, chaque entité aura accès à ce logiciel ce qui lui permettra d’anticiper et d’organiser sa fonction. De plus, le manager peut suivre facilement le solde des congés de tous ses collaborateurs. C’est donc une gestion décentralisée avec une accélération des échanges et une facilitation les projets.

Comment bien choisir son logiciel ?

Pour satisfaire de chaque entité de l’entreprise, il faut que vous ayez le meilleur logiciel de gestion. Voici quelques critères qui vous permettront d’identifier un logiciel qui saura répondre à vos besoins. Par ce logiciel planning, il faut que vos employés puissent faciliter leur demande de congé. L’outil doit mettre à votre disposition des compteurs en temps réel des congés et des absences. Vous devez pouvoir filtrer les personnes qui auront accès aux informations dans la base de données. Pour gagner plus de temps, certains logiciels proposent aussi de télécharger un justificatif déjà archivé avec le nombre de jours de congé correspondant. Il pourra vous permettre un export de données, et éviter ainsi toute forme de ressaisie. Vous aurez alors l’occasion d’aboutir à une connexion entre la gestion de temps et la gestion des congés.

 

Gestion congé : gagner en temps et en heure avec un logiciel

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